Il 2025 ha segnato un passaggio decisivo nella disciplina dei rimborsi spese ai dipendenti. Ad un anno dall’entrata in vigore del nuovo obbligo di tracciabilità, previsto dalla Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024) e dal successivo decreto fiscale 84/2025, il quadro si è ormai consolidato. La maggior parte delle imprese si è adeguata, le prassi si sono uniformate e le interpretazioni – sia dell’Agenzia delle Entrate che della dottrina – hanno definito con chiarezza l’ambito applicativo della norma, con qualche area “grigia”.
L’obiettivo di questo articolo è fare il punto sul funzionamento del regime fiscale dei rimborsi spese, chiarendo le tipologie attualmente vigenti, le condizioni da rispettare e quando scatta l’obbligo di tracciabilità, distinguendo tra rimborsi forfettari, analitici e misti.
I rimborsi forfettari sono indennità giornaliere corrisposte al dipendente in occasione di trasferte fuori dal comune di sede di lavoro. Non richiedono né documentazione della spesa, né verifica dell’effettivo sostenimento del costo. Proprio per questo, non rientrano nell’ambito della nuova disciplina sulla tracciabilità.
L’art. 51, comma 5, del TUIR prevede che tali indennità siano esenti da imposizione fiscale:
- fino a 46,48 euro al giorno per trasferte in Italia;
- fino a 77,47 euro al giorno per trasferte all’estero.
Se il datore di lavoro fornisce o rimborsa vitto e/o alloggio, i limiti di esenzione si riducono.
Come confermato anche dalla circolare Assonime n. 26/2025, la tracciabilità non è richiesta per i forfettari, in quanto si tratta di un’indennità sganciata dal rimborso di spese sostenute.
I rimborsi analitici si riferiscono alle spese sostenute e documentate dal dipendente durante la trasferta. Per rientrare nel regime di esenzione previsto dall’art. 51, comma 5, TUIR, devono rispettare due condizioni:
- essere documentati fiscalmente (es. scontrini, fatture, ricevute);
- essere pagati con mezzi tracciabili (carte, bonifici, app, ecc.).
Questo è l’ambito specificamente toccato dalla riforma del 2025: l’esenzione fiscale del rimborso è subordinata alla tracciabilità del pagamento effettuato dal dipendente.
La conferma è arrivata anche dalla Agenzia delle Entrate, nella risposta all’interpello n. 302/2025, che ha considerato imponibile un rimborso per spesa taxi sostenuta in contanti, pur se documentata da ricevuta.
Il principio, ribadito anche da Assonime, è che non basta la documentazione della spesa: serve la prova del pagamento tracciabile.
Il terzo modello, meno frequente ma ammesso, è il rimborso misto, in cui il datore combina una parte di rimborso analitico (es. vitto, viaggio) con una quota forfettaria per le spese accessorie (es. mance, piccoli acquisti).
Anche in questo caso:
- la quota analitica deve rispettare le regole di documentazione e tracciabilità;
- la quota forfettaria resta esente fino a 15,49 euro al giorno in Italia o 25,82 euro all’estero, e non richiede tracciabilità.
La gestione dei rimborsi misti richiede particolare attenzione:
- le voci devono essere chiaramente separate nella rendicontazione;
- ogni componente deve rispettare il regime fiscale che le è proprio, altrimenti si rischia che l’intero rimborso venga considerato reddito imponibile per il dipendente.
Volendo fare un primo bilancio, a distanza di un anno, l’obbligo di tracciabilità si è dimostrato efficace sul piano dei controlli e della standardizzazione, ma non privo di insidie, evidenziando criticità operative in casi particolari, come ad esempio le spese minute, urgenze, pagamenti effettuati con strumenti misti o da terzi.
Gran parte delle imprese ha reagito adottando carte aziendali, app, policy aggiornate e formazione interna, trasformando un elemento informale in una componente strutturata della gestione retributiva e fiscale.
Nel 2026 ci si attende una fase di assestamento interpretativo, ma la direzione ormai è chiara – e, parafrasando, verrebbe da dire che è “tracciata”. Per le imprese non resta che adeguarsi pienamente, anche sotto il profilo tecnologico e digitale, per garantire la piena compliance in caso di controlli.
Autore: Luigi Romano – Consulente in fiscalità d’impresa e incentivi agli investimenti