Dal 2026 il sistema di tracciabilità dei corrispettivi compie un ulteriore passo verso l’integrazione tra flussi finanziari e dati fiscali, entrando nella fase operativa. Infatti, la procedura web sarà attiva dal 5 marzo 2026, consentendo agli esercenti di effettuare la comunicazione tramite il portale “Fatture e Corrispettivi”.
Non si tratta di un collegamento fisico tra POS e registratore, né di un aggiornamento tecnico del misuratore fiscale. Il legislatore ha previsto un “collegamento logico”, cioè una dichiarazione attraverso la quale l’esercente comunica all’Agenzia delle Entrate quali strumenti di pagamento elettronico utilizza e a quali registratori telematici – o alla procedura web “Documento Commerciale on line” – tali strumenti risultano associati.
L’obiettivo è garantire coerenza tra incassi elettronici e corrispettivi trasmessi, mettendo in relazione i dati comunicati dagli operatori finanziari con quelli inviati quotidianamente dai registratori telematici.
La misura coinvolge sia i POS fisici – inclusi i SoftPOS installati su smartphone o tablet – sia i POS virtuali utilizzati per incassi online o e-commerce. L’associazione deve essere effettuata indicando l’identificativo corretto dello strumento e l’unità locale presso la quale viene utilizzato. È un passaggio semplice nella forma, ma sostanziale nei contenuti, perché i dati inseriti devono essere perfettamente coerenti con quelli già in possesso dell’Amministrazione finanziaria.
Uno dei punti più delicati riguarda l’individuazione dell’Acquirer effettivo. Molti imprenditori ritengono che il soggetto da indicare coincida con la banca presso cui hanno il conto corrente o da cui hanno ricevuto materialmente il POS. In realtà operatore finanziario e Acquirer non coincidono necessariamente. L’Acquirer è il soggetto con cui è stato stipulato il contratto di convenzionamento e che trasmette i dati delle transazioni elettroniche all’Agenzia delle Entrate. Inserire una denominazione o un codice fiscale non coerenti con il contratto può generare disallineamenti tra flussi finanziari e incassi. Prima di procedere, è quindi indispensabile verificare il contratto, controllare codice fiscale e denominazione dell’Acquirer e, in caso di dubbio, richiedere conferma al proprio fornitore.
Un ulteriore profilo sensibile riguarda i casi in cui un unico dispositivo POS sia utilizzato sulla base di più contratti di convenzionamento, ad esempio uno per carte di debito e uno per carte di credito. In tali situazioni non è sufficiente un solo collegamento. Ogni contratto autonomo richiede una distinta associazione logica, perché ciascun rapporto genera flussi informativi separati verso l’Amministrazione.
Non meno rilevanti sono le situazioni in cui lo stesso POS venga utilizzato per attività soggette a certificazione mediante documento commerciale e per attività esonerate, come tabacchi, vending machine, carburanti o ricariche di veicoli elettrici. Se il POS è utilizzato anche per operazioni che prevedono emissione del documento commerciale, il collegamento è comunque obbligatorio. Solo in presenza di un POS dedicato esclusivamente a operazioni esonerate o a sole fatture è possibile evitare l’associazione, dichiarandone l’uso esclusivo nella procedura. Tuttavia, un POS dichiarato come “uso esclusivo per operazioni esonerate” non potrà essere impiegato, neppure occasionalmente, per incassi soggetti a scontrino elettronico: la coerenza operativa deve essere totale.
Il corretto utilizzo del Registratore Telematico al momento dell’emissione del documento commerciale è di fondamentale importanza. Infatti, l’indicazione errata della modalità di pagamento (contante, elettronico o altra forma) comporterà specifiche sanzioni non di poco conto.
Sul piano temporale, la prima comunicazione riguarda i POS attivi nel mese di gennaio 2026 e deve essere effettuata entro quarantacinque giorni dalla messa a disposizione della procedura. A regime, per nuovi POS o per variazioni di collegamento, la registrazione dovrà avvenire tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione o alla modifica.
Per gli esercenti che utilizzano registratori telematici o Server RT, l’operazione può essere eseguita anche da intermediari delegati. Diversamente, nel caso di utilizzo della procedura “Documento Commerciale on line”, il collegamento deve essere effettuato direttamente dall’esercente, poiché non è prevista delega.
L’Agenzia delle Entrate dispone sia dei dati delle transazioni elettroniche trasmesse dagli Acquirer sia dei corrispettivi giornalieri memorizzati da RT. Il vero rischio è, ribadiamo, l’eventuale mancata coerenza tra incassi elettronici e certificazioni fiscali.
In questa fase iniziale l’elemento decisivo non è l’accesso al portale, ma la verifica preventiva dei contratti, l’analisi delle modalità di utilizzo dei POS e la corretta mappatura per punto vendita. Una ricognizione accurata oggi consente di prevenire pesanti contestazioni domani.
Autore: Luigi Romano – Consulente in fiscalità d’impresa e incentivi agli investimenti